Tema 13. Cierre del ejercicio social. Las cuentas anuales

El ejercicio social

El ejercicio social es el periodo (por regla general de un año) al que se refiere la información económica y contable de la sociedad. Salvo disposición contraria de los estatutos, se entiende que el ejercicio termina el 31 de diciembre de cada año.

Las cuentas anuales

Al cierre de cada ejercicio, los administradores están obligados a formular las cuentas anuales, que comprenden (art. 254 TRLSC):

• Balance: refleja el patrimonio de la sociedad (activo, pasivo y patrimonio neto) en un momento determinado.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: recoge el resultado del ejercicio, diferenciando ingresos y gastos.
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo (no exigible a sociedades que puedan formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados).
• Memoria, que completa, amplía y comenta la información contenida en los demás documentos.

Deben formularse en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio, con claridad y de forma que muestren la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad.

El informe de gestión

Debe acompañar a las cuentas anuales, exponiendo la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres. No es exigible a las sociedades que puedan formular balance abreviado.

Verificación: la auditoría de cuentas

Las cuentas anuales y el informe de gestión deben ser revisados por auditor de cuentas, salvo que la sociedad pueda presentar balance abreviado (por no superar determinados umbrales de activo, cifra de negocio y número de trabajadores durante dos ejercicios consecutivos). Al margen de esta obligación legal general, los socios minoritarios (5% del capital) pueden solicitar del Registrador Mercantil el nombramiento de un auditor, aunque la sociedad no esté legalmente obligada a auditar sus cuentas.

Aprobación, depósito y aplicación del resultado

• Las cuentas anuales deben someterse a la aprobación de la junta general ordinaria, dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio.
• Una vez aprobadas, deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, para su publicidad.
• La junta resuelve también sobre la aplicación del resultado del ejercicio, respetando las atenciones legales (dotación de la reserva legal, del 10% del beneficio hasta alcanzar, al menos, el 20% del capital social) y estatutarias antes de acordar el reparto de dividendos, y sin que en ningún caso pueda repartirse si con ello el patrimonio neto quedase por debajo del capital social.

Ejemplo práctico

Una SL que en los dos últimos ejercicios no ha superado los umbrales legales de activo, cifra de negocio y plantilla puede formular balance y memoria abreviados, y queda dispensada de someter sus cuentas a auditoría obligatoria, salvo que los socios minoritarios que representen el 5% del capital la soliciten expresamente al Registro Mercantil.

Ideas clave

• Las cuentas anuales deben formularse en tres meses, aprobarse en junta ordinaria en seis meses y depositarse en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación.
• Deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la sociedad.
• La auditoría es obligatoria salvo balance abreviado, sin perjuicio del derecho de la minoría a solicitarla.
• El reparto de dividendos está condicionado a la dotación de reservas legales y al mantenimiento del patrimonio neto por encima del capital social.